EFEKTIVNÍ ŘÍZENÍ NÁKLADŮ DÍKY OPTIMALIZOVANÉMU TISKU
V dnešní době každá organizace (ať už jde o malou společnost, korporátní prostředí, veřejnou organizaci, nebo vzdělávací zařízení) usiluje o maximalizaci transparentnosti a kontrolu svých nákladů. Jedním z předpokladů je přesný přehled o všech tiskových operacích pro umožnění případného rozúčtování nákladů na tisk dle oddělení a jednotlivých uživatelů.
Základem funkce Dispatcher Paragon je centrální účtování všech operací tisku, kopírování a skenování. Aplikace poskytující přehledné informace s údaji, jako je např. název úkolu, náhled první stránky, datum, počet stran a spotřeba toneru, výrazně usnadňuje a zjednodušuje úkony správce. Správci tisku mohou navíc aktivovat metodu pull printing a připravit efektivní zásady řízení tisku. Podniky tak využívají celou škálu nástrojů, které jim umožňují zlepšovat postupy prací tisku, kopírování a skenování a zvyšovat produktivitu zaměstnanců, což v konečném efektu pomáhá snižovat náklady spojené s tiskem a zároveň maximalizovat zabezpečení dokumentů.
Společnosti, které provádějí převážně projektovou práci, bude zajímat možnost přidělování fakturačních kódů jednotlivým projektům, včetně podpory víceúrovňových projektových struktur. Všechny
tiskové operace je tudíž možno přidělit k příslušným projektům, což umožňuje rychlé a přímočaré přiřazení nákladů na tisk k jednotlivým projektům nebo zákazníkům. Většina vzdělávacích organizací má povinnost účtovat všechny náklady na tisk a kopírování jejich původcům – k tomuto účelu je možné definovat různé cenové tabulky a rozpočty pro jednotlivé uživatele. V neposlední řadě mohou být jednotlivým uživatelům nebo uživatelským skupinám přidělena přístupová práva na různých úrovních. Aplikace Dispatcher Paragon navíc představuje vynikající volbu pro prostředí, která vyžadují podrobná hlášení. Tato aplikace umožňuje nejen vytváření různých analýz a grafických statistik, ale i hlášení pro vedení za účelem rychlého vytváření komplexních přehledů – správci a uživatelé mají rovněž možnost připravovat uživatelsky uzpůsobená hlášení podle svých preferencí. Aplikace Dispatcher Paragon společnosti Konica Minolta představuje atraktivní řešení efektivního řízení uživatelů a nákladů. Tato aplikace zajišťuje zabezpečení tiskového prostředí, usnadňuje přípravu podrobných hlášení o výstupech a nákladech a zajišťuje přidělování nákladů, centrální řízení uživatelů a rolí a možnost přidělování rozpočtů a kvót.
HLAVNÍ PRVKY
Podrobné reporty o výstupech a nákladech
- Webové reporty: Snadná příprava podrobných přehledů a flexibilních reportů, které mohou zahrnovat všechny činnosti jednotlivých uživatelů nebo uživatelských skupin. Tím je usnadněno monitorování nákladů na každodenním, týdenním a měsíčním základě nebo za delší časové období.
- Manažerské reporty: Sestavení těchto hlášení, automaticky nebo na vyžádání, poskytuje vedení společnosti kompletní, jasně strukturovaný a srozumitelný přehled s podrobnostmi o celkovém tiskovém prostředí.
- Export reportů: Export reportů do různých formátů za účelem usnadnění a urychlení sdílení výsledků.
- Automatické reporty: Funkce plánování, která automaticky generuje reporty v pravidelných intervalech (měsíčně, čtvrtletně nebo ročně) pro účely ještě podrobnějšího přehledu.
Účtování a monitorování tisku
- Účtování a monitorování tisku: Pro účely snadného sestavení kompletní historie tisku mohou být všechny tiskové úkony v síti sledovány v reálném čase. Integrovaný terminál Dispatcher Paragon zajišťuje podrobné vyúčtování kopírování, skenování a faxování (dostupné i přes externí terminály).
- Flexibilní přidělování zdrojů: Správce může přidělovat uživatele ke konkrétním nákladovým střediskům. Alternativně si každý uživatel může před tiskem individuálně zvolit vhodné nákladové středisko nebo projekt.
- Individuální kalkulace ceny: Různým zařízením, nákladovým střediskům a uživatelům je možno přidělit individuální ceníky. Proto i v případě různorodé tiskové infrastruktury je možno připravit přesnou kalkulaci tiskových nákladů.
- Sledování zařízení třetích stran: Sledování tiskových úkolů může zahrnovat tiskovou infrastrukturu celé firmy.
Centrální řízení uživatelů a rolí
- Centralizované řízení uživatelů: Individuální uživatelská přístupová práva k funkcím kopírování, tisku, skenování a faxování je možno snadno a pohodlně centrálně spravovat.
- Role pro uživatelský přístup: Správce může přidělit uživatelům různé úrovně přístupu k zařízení a funkcím zařízení. Tyto úrovně je možno snadno spravovat na základě vytvoření odpovídajících uživatelských rolí.
- Centralizované řízení ověření: Typy přihlášení uživatele do zařízení zahrnují ověření karty, uživatelské údaje a ověření PIN, přičemž správce stanoví, který typ ověření uživatele bude aktivní.
Řízení rozpočtů a kvót
- Snadné přidělování rozpočtu: Správce může přidělovat individuální rozpočty různým uživatelům, což usnadňuje omezení tiskových činností konkrétních uživatelů za účelem udržování kontroly nad náklady na tisk, kopírování, skenování a faxování.
- Pravidelné přerozdělování rozpočtů: Rozpočty přidělené jednotlivým uživatelům a uživatelským skupinám jsou nejlépe řízeny prostřednictvím automatického přerozdělování nebo doplňování v uvedených intervalech. Díky tomu správce nemusí provádět rutinní úkony. I přesto je stále možné provádět přerozdělení nebo kvóty manuálně, což umožňuje provádění občasných mimořádných tiskových úkolů.
- Platební systém: Dispatcher Paragon nabízí různé pohodlné možnosti načítání na uživatelské účty: Načtení u pokladny: Obsluha pokladny obdrží od uživatele peníze, které uloží na uživatelský účet přes aplikaci Dispatcher Paragon Cash Desk Management. Samoobslužné načtení: Přes platební zařízení mohou uživatelé ukládat hotovost (mince a bankovky) přímo na svůj účet. Načtení kreditní karty: Přes PayPal nebo DIBS.